Skip to main content

Verklagsreglur stjórnar

1. Tilgangur og markmið verklagsreglna stjórnar ÖBÍ

Tilgangur og markmið verklagsreglnanna er að skýra verklag og starf stjórnar ÖBÍ í samræmi við landslög og lög bandalagsins. Reglunum er ætlað að stuðla að góðum, viðurkenndum og skilvirkum stjórnarháttum.

2. Stjórn ÖBÍ

Í 18. gr. laga ÖBÍ kemur fram að stjórn fer með æðsta vald bandalagsins á milli aðalfunda.

3. Framkvæmdaráð

Í 21. gr. laga ÖBÍ kemur fram að framkvæmdaráð afgreiðir mál á milli stjórnarfunda og leggur meiriháttar mál í hendur stjórnar. Þá getur stjórn einnig vísað málum til framkvæmdaráðs til frekari útfærslu og afgreiðslu.

4. Fundir stjórnar

Samkvæmt B. lið 18. gr. laga ÖBÍ skulu stjórnarfundir haldnir a.m.k. átta sinnum á ári. Formaður boðar til stjórnarfunda með minnst viku fyrirvara nema sérstakar aðstæður kalli á annað. Stjórnarfundur er lögmætur sé löglega til hans boðað og meirihluti stjórnarmanna er mættur.

Heimilt er að halda fundi stjórnar í gegnum síma eða með fjarfundarbúnaði. Í undantekningartilvikum getur stjórn afgreitt mál með rafrænum hætti á milli funda  og skal það tilkynnt á næsta stjórnarfundi og skráð í fundargerð þess fundar.

Formaður stýrir fundi en varaformaður í forföllum hans nema stjórn ákveði annað. Dagskrá og gögn skulu vera aðgengileg stjórnarmönnum og send út a.m.k. tveimur dögum fyrir boðaðan fund. Boðun á stjórnarfundi fer að jafnaði fram með rafrænum hætti ella með öðrum skriflegum hætti. Stjórnarmenn skulu snúa sér til formanns eða framkvæmdastjóra með óskir um að mál verði sett á dagskrá á stjórnarfundi. Gögn skulu send stjórnarmönnum í því formi sem óskað er eftir, svo sem útprentuð eða táknmálstúlkuð.

Varamenn skulu ætíð boðaðir á stjórnarfundi og hafa málfrelsi og tillögurétt. Þeir skulu einnig fá öll fundargögn send á sama tíma og stjórn.

5. Fundargerðir, fundarritun og fylgigögn

Halda skal fundargerðum til haga ásamt öðrum fundargögnum og þau varðveitt í samræmi við trúnaðarstig. Í fundargerðum komi fram allar ákvarðanir stjórnar og  bókanir. Fundarstjóri getur óskað eftir því að einstaka bókanir verði lagðar fram skriflega. Trúnaðarupplýsingar skulu ekki koma fram í fundargerðum. Formaður ber ábyrgð á ritun og vistun fundargerða samkvæmt þeirri vinnutilhögun sem stjórn ákveður hverju sinni.

Stjórnarmönnum ber að tilkynna með tölvupósti fyrirfram um forföll á stjórnarfundi til fundarritara og framkvæmdastjóra. Forföll eru skráð í fundargerð. Ef forföll eru ekki tilkynnt þá er viðkomandi skráður fjarverandi.

Áður en gengið er til dagskrár skal:

a) Skrá mætingu stjórnarmanna.

b) Athuga lögmæti fundar.

c) Tilkynna hvaða varamenn hafa atkvæðisrétt á fundinum.

d) Leggja dagskrá fundarins fram til samþykktar.

Stefnt skal að því að fundargerð liggi fyrir að jafnaði innan viku frá stjórnarfundi en þó eigi síðar en 3 dögum fyrir næsta stjórnarfund á eftir nema sérstakar aðstæður skapist.

Útdráttur úr fundargerð, með dagskrá og niðurstöðu hvers liðs fyrir sig, verður send til formanna aðildarfélaganna auk þess sem útdrátturinn verður til upplýsinga á heimasíðu ÖBÍ. Samþykkt fundargerð stjórnar skal send formönnum aðildarfélaga ÖBÍ óski þeir sérstaklega eftir því. Útdrátt úr fundargerð þarf ekki að bera undir stjórn.

Stjórn fær sendar fundargerðir framkvæmdaráðs.

Stjórnarmönnum er heimilt að fá allar fundargerðir stjórnar og framkvæmdaráðs og önnur fundargögn sem varða störf þeirra sem stjórnarmenn með fyrirvara og hliðsjón af persónuverndarlögum og reglum.

6. Þóknun fyrir stjórnarsetu

Stjórnarmenn fá greidda þóknun fyrir stjórnarfundi sbr. 10. grein.

7. Skyldur stjórnarmanna

a) Stjórnarmenn þurfa að vera almennt vel að sér um starfsemi ÖBÍ og tengdra félaga. Stjórnarmönnum ber skylda til að kynna sér vel málefni ÖBÍ og taka upplýstar ákvarðanir um öll þau mál er fjallað er um á fundum stjórnar.

b) Stjórnarmaður er bundinn þagnarskyldu varðandi allt sem hann verður vís um í starfi sínu og leynt á að fara. Þessi þagnarskylda gildir einnig eftir að hann lætur af stjórnarstörfum hjá ÖBÍ.

c) Stjórnarmönnum ber að sækja stjórnarfundi og rækja starf sitt af trúmennsku.

d) Stjórnarmönnum ber að hlíta samþykktum ákvörðunum stjórnar enda hafi þær verið teknar á lýðræðislegan hátt á löglegum fundum stjórnarinnar.

e) Stjórn ÖBÍ skal vinna sem ein heild og er sem slík ábyrg í störfum sínum gagnvart aðalfundi ÖBÍ og aðildarfélögum þess. Stjórnarmaður, formaður málefnahóps eða aðrir sambærilegir aðilar hafa ekki sjálfstætt umboð til að framkvæma, gefa fyrirmæli eða tjá sig opinberlega í nafni stjórnar ÖBÍ nema með samþykki stjórnar, formanns eða varaformanns eftir því sem við á.

f) Stjórnarmenn þurfa að vera vakandi fyrir og vekja athygli á mögulegum eða augljósum hagsmunaárekstrum sjálfs sín eða annarra sem áhrif geta haft á starfsemi bandalagsins og stjórnarinnar og víkja þá sæti eða af fundi. Viðkomandi telst vanhæfur ef hann hefur beina og persónulega hagsmuni af ákveðinni niðurstöðu.

8. Formaður

Formaður er málsvari stjórnar og kemur fram fyrir hennar hönd nema annað sé ákveðið í samráði við stjórn eða varaformann. Formaður kemur fram fyrir hönd stjórnar gagnvart framkvæmdastjóra bandalagsins. Formaður á seturétt í öllum ráðum og undirnefndum stjórnar. Formaður boðar til fundar í nefndum sem ekki hafa valið sér formann. Formaður boðar fyrsta fund nýrrar laganefndar og kjörnefndar eftir aðalfund, eins fljótt og verða má.

Heimildir formanns til að skuldbinda bandalagið skulu vera í samræmi við lög ÖBÍ, markmið og stefnu bandalagsins, ásamt samþykktum stjórnar.

9. Varaformaður

Varaformaður tekur að sér störf formanns í leyfum og forföllum formanns í samráði við hann. Hann er tengiliður málefnahópanna og samræmir störf þeirra. Auk þess skal varaformaður koma að undirbúningi funda svo sem framkvæmdaráðs og stjórnar. Þá getur formaður og stjórn falið varaformanni önnur verkefni samkvæmt samkomulagi hverju sinni.

10. Gjaldkeri

Gjaldkeri undirbýr fjárhagsáætlun í samvinnu við framkvæmdastjóra og formann. Gjaldkeri kynnir tillögu að fjárhagsáætlun á stjórnarfundi innan tveggja mánaða frá   aðalfundi en þó eigi síðar en fyrir miðjan desember. Gjaldkeri fer yfir drög að ársreikningi og niðurstöðu ársreiknings á stjórnarfundum fyrir 1. júní ár hvert í samvinnu við framkvæmdastjóra.

Gjaldkeri gerir tillögu að þóknun stjórnarmanna fyrir stjórnarsetu og leggur fram á aðalfundi ár hvert. Tekið er mið af greiðslum fyrir nefndarsetu hjá hinu opinbera.

11. Ákvörðunarvald, atkvæðagreiðslur o.fl.

Röð varamanna á stjórnarfundum ákvarðast samkvæmt kosningum á aðalfundi sbr. A. lið 18. gr. laga ÖBÍ. Varamaður leysir af í neðangreindum tilvikum:

a) Aðalmaður er ekki á fundinum.

b) Aðalmaður víkur frá afgreiðslu máls sökum vanhæfis.

c) Aðalmaður hættir í stjórn.

12. Tengsl stjórnar við málefnahópa

Áður en stjórn tekur ákvörðun um mál sem heyra undir tiltekinn málefnahóp skal stjórnin leitast við að kalla eftir áliti hans eða vísa málinu til meðferðar í hópnum.

Formenn fastra málefnahópa eru kjörnir í stjórn á aðalfundi sbr. 18 gr. laga ÖBÍ. Ef formaður fasts málefnahóps fer í leyfi eða lætur af störfum situr varaformaður hópsins stjórnarfundi sem áheyrnarfulltrúi með málfrelsi og tillögurétt. Sjá nánar 23. gr. laga ÖBÍ.

13. Afgreiðsla stjórnar á aðildarumsóknum

  • Umsókn um aðild að ÖBÍ sem berst skrifstofu bandalagsins skal send stjórn eins fljótt og hægt er og skal hún tekin fyrir á næsta stjórnarfundi.
  • Ef stjórn synjar umsókn samkvæmt 5. gr. laga ÖBÍ skal formaður tilkynna félaginu um niðurstöðuna eins fljótt og unnt er, ásamt ástæðu synjunarinnar.
  • Formaður skal, innan 14 daga eftir aðalfund, tilkynna umsóknarfélögum formlega um afgreiðslu aðalfundar.

14. Trúnaðarmenn og félagaskrár aðildarfélaga

Stjórn setur reglur um yfirferð félagaskráa, hversu oft skuli fara yfir hana og í hvaða tilfellum Ávallt skal farið yfir félagaskrá félaga sem sækja um aðild sbr. 5. gr. laga ÖBÍ.

15. Brottvikning og breyting á aðild félags

Ef aðalfundur víkur aðildarfélagi úr bandalaginu, sbr. 8. gr. laga ÖBÍ, skal stjórn sjá til þess að formleg tilkynning berist um ákvörðunina til viðkomandi félags.

Ef aðildarfélag hefur ekki skilað inn tilskyldum gögnum fyrir aðalfund samkvæmt 10. gr. laga ÖBÍ í 2 ár samfellt skal stjórn upplýst um málið.

Ef aðildarfélag hefur ekki skilað inn tilskyldum gögnum fyrir aðalfund samkvæmt 10. gr. laga ÖBÍ í 3 ár samfellt skal formaður fyrir hönd stjórnar ÖBÍ senda viðkomandi félagi formlegt bréf fyrir lok þess árs. Félaginu verði gerð grein fyrir því að ef það skilar ekki inn tilskyldum gögnum sex vikum fyrir aðalfund næsta árs á eftir hefur það samkvæmt 7. gr. laga ÖBÍ sjálfkrafa sagt sig úr bandalaginu.

16. Skipan fulltrúa í stjórnir og nefndir opinberra aðila

a) Þegar skipa þarf fulltrúa ÖBÍ í nefndir, ráð, starfshópa og fleira á vegum hins opinbera eða frjálsra félagasamtaka annarra en á vegum ÖBÍ er leitað eftir tilnefningum frá aðildarfélögunum og málefnahópum ÖBÍ. Þá getur stjórn einnig tilnefnt.

b) Í vissum tilvikum getur stjórn ákveðið að tilnefna einvörðungu. Ástæður þess geta meðal annars verið tímasetning, tilnefningarfrestur, sérstök þekking og reynsla sem verið er að kalla eftir, skilyrði sem sett eru eða verkefnastaða.

c) Þá getur stjórn falið framkvæmdaráði fyrir hönd stjórnar að tilnefna eða skipa í ofangreint. Stjórn verði upplýst um niðurstöðuna með rökstuðningi fyrir valinu.

d) Formaður hefur leyfi stjórnar að höfðu samráði við varaformann og framkvæmdastjóra að skipa í nefndir og starfshópa þegar tímafrestur er mjög knappur. Stjórn verði upplýst um niðurstöðuna með rökstuðningi fyrir valinu.

Leitast skal við að velja einstaklinga eftir þekkingu og reynslu þeirra.

Miðað er við að fulltrúar ÖBÍ sitji ekki lengur en 6 ár í stjórnum/nefndum af hálfu ÖBÍ nema rík ástæða þyki til annars og stjórn ÖBÍ tekur ákvörðun þar um.

17. Skipan fulltrúa í stjórnir fyrirtækja og stofnana tengdum ÖBÍ

Við skipan í stjórnir fyrirtækja og stofnana tengdum ÖBÍ skal taka mið af stofnskrám þeirra.

Stjórn skipar í stjórnir fyrirtækja og stofnanir tengdum ÖBÍ, framkvæmdaráð gerir tillögu til stjórnar um einstaklinga með rökstuðningi fyrir valinu.

Miðað er við að fulltrúar ÖBÍ sitji ekki lengur en 6 til 8 ár í stjórnum fyrirtækja og stofnana tengdum ÖBÍ nema rík ástæða þyki til annars og stjórn ÖBÍ taki ákvörðun þar um.

18. Skipan í málefnahópa ÖBÍ

Stjórn velur einstaklinga í málefnahópa að fengnum tilnefningum frá aðildarfélögunum sbr. 23. gr. laga ÖBÍ. Miða skal við að aðildarfélögin hafi að jafnaði 3ja vikna frest til að tilnefna. Velja skal tvo varamenn í hvern málefnahóp með sérkosningu eftir að búið er að kjósa aðalmenn í hópana.

Ef fulltrúi í málefnahópi hættir áður en kjörtímabili lýkur skulu varamenn taka sæti eftir atkvæðafjölda. Ef varamenn eru ekki til staðar skal óska eftir tilnefningum að nýju frá félögunum og stjórn kýs nýjan fulltrúa.

19. Setning og breyting þessara reglna

Við samþykki stjórnar öðlast reglurnar þegar gildi.

Breytingar á reglum þessum eru háðar samþykki meirihluta stjórnar.

Kynna skal nýjum stjórnarmönnum verklagsreglur þessar sem skulu birtar á innri vef ÖBÍ.

Samþykkt 28. janúar 2021

Verklagsreglur þessar eru hér með samþykktar til birtingar á heimasíðu ÖBÍ.

Samþykkt á stjórnarfundi ÖBÍ þann 28. september 2017.  Breytt á stjórnarfundi 21. nóvember 2019 og 28. janúar 2021.